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Toma de Decisiones y Procedimientos Operativos en la Notaría Única de Taminango

En la Notaría Única de Taminango, la prestación del servicio público notarial y la adopción de decisiones administrativas, técnicas y jurídicas se desarrollan en estricto cumplimiento de la Constitución Política, el Estatuto del Notariado (Decreto Ley 960 de 1970), la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014) y las directrices emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR).

Nuestra gestión se fundamenta en los principios de legalidad, imparcialidad, fe pública, seguridad jurídica, celeridad y servicio al ciudadano, garantizando que cada actuación sea revisada minuciosamente antes de surtir sus efectos legales.

¿Cómo se toman las decisiones en las diferentes áreas?

El proceso de toma de decisiones en la Notaría sigue un flujo estandarizado según la naturaleza del trámite y el área encargada:

1. Área Jurídica y de Escrituración (Protocolo)

• Recepción y Calificación: Se evalúan las solicitudes, minutas y documentos soporte presentados por los usuarios.
• Estudio Jurídico: Se verifica la capacidad legal de las partes, la tradición de los inmuebles (estudio de títulos), la vigencia de certificados y el cumplimiento de requisitos fiscales y tributarios.
• Decisión y Redacción: El equipo jurídico o el Notario determinan la viabilidad del acto o negocio jurídico, procediendo a la elaboración de la escritura pública o, en su defecto, absteniéndose de prestar el servicio conforme a las causales legales de rechazo.
• Otorgamiento y Firma: Se realiza la lectura, aceptación por las partes, cotejo biométrico y la firma formal por parte del Notario Único.

2. Área de Registro Civil e Identificación

• Verificación y Cotejo: Se valida la autenticidad de los antecedente e identificaciones ante la Registraduría Nacional del Estado Civil mediante herramientas tecnológicas y biométricas.
• Inscripción y Decisiones de Corrección: Se autorizan inscripciones de nacimiento, matrimonio y defunción, así como la resolución de solicitudes de corrección de errores mecanográficos o sustanciales en las actas, sujetas a la normatividad vigente.

3. Área de Autenticaciones y Declaraciones Extraproceso

• Criterios de Autorización: Se comprueba la presencia e identidad de los firmantes, el origen de las copias presentadas y la licitud del contenido de las declaraciones juramentadas.
• Aprobación Notarial: Se decide la procedencia de la diligencia de reconocimiento de firma y contenido, otorgando fe pública al documento.

4. Área Administrativa, Financiera y Archivística

• Liquidación de Derechos Notariales: Las decisiones sobre tarifas aplicables se toman estrictamente con base en las resoluciones anuales de actualización tarifaria publicadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.
• Gestión Documental: Se aplican las Tablas de Retención Documental (TRD) para la conservación, digitalización y custodia del archivo notarial, garantizando su consulta pública y protección histórica.

5. Área de Atención al Ciudadano y PQRSDF

• Tramitación de Solicitudes: Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, denuncias y felicitaciones se reciben y clasifican inmediatamente.
• Respuestas y Decisiones: Se evalúan los términos de ley (Ley 1755 de 2015) para proyectar respuestas claras, oportunas y de fondo a los usuarios y entes de control.

Consulta y Mecanismos de Participación

Cualquier ciudadano o usuario del servicio puede consultar los manuales internos de procesos, las normativas vigentes y los canales institucionales para el seguimiento de sus trámites. En caso de requerir aclaraciones o interponer recursos sobre una decisión tomada por el despacho notarial, están a disposición los canales de atención presenciales y electrónicos señalados en nuestro portal.